Las zonas de tu almacén

Para todos los artículos de este Blog voy a suponer que partimos de un almacén completamente desastrado y desorganizado. Me pongo en la peor de las situaciones. Lo único que voy a dar por sentado es que tu almacén tiene los pasillos despejados, es decir, que cualquier persona o máquina puede desplazarse libremente y sin obstáculos a cualquier punto del almacén. Si esto no es así tu primera misión es despejar los pasillos. Por lo demás yo parto de la base de que vamos a trabajar sobre un almacén sin SGA (Sistema de Gestión de Almacenes), con todo el espacio libre excepto los pasillos, ocupados por estanterías o palés dispersos, sin señalización, sin playas ni otras zonas definidas, sin orden en las ubicaciones de referencias, sin jerarquías de personal, sin las diferentes funciones asignadas a uno o varios operarios, sin procedimientos definidos, sin estrategia, sin un debido flujo de documentación, sin una correcta comunicación con otros departamentos, etc., etc. Comencemos.

Empieza por hacer un listado de las zonas que de verdad necesita tu almacén: Y con hacer un listado me refiero a que escribas en un papel los nombres de las distintas zonas que sabes que debería tener tu almacén. Hazlo con tus propias palabras. Si eres capaz de escribir los nombres de todas las zonas que en teoría debería tener tu almacén, es que tu almacén tiene la necesidad imperiosa de tener esas zonas definidas y eso, ya es un comienzo. Por definidas se entiende que tu almacén necesita un espacio dedicado exclusivamente a la función que tú le asignes. Por ejemplo: imagina que has escrito en el papel ZONA DE OBSOLETOS, eso significa que tu almacén, necesita un espacio dedicado exclusivamente a la mercancía obsoleta, aunque en estos momentos ese espacio no lo tengas. El tamaño de cada zona y su ubicación dependerá lógicamente de las necesidades de cada almacén, en este caso del número de referencias, su cantidad y el volumen de la mercancía obsoleta.

Luego compara las zonas que de verdad NECESITAS con las que REALMENTE  tienes. Si coinciden, ¡enhorabuena! Un problema menos, pero lamentablemente es muy probable que necesites más zonas de las que tienes. Bien si esto es así ya tienes un punto de partida “CREAR E IDENTIFICAR ESAS ZONAS QUE NECESITAS”.

Las que yo te describo ahora son las zonas que es recomendable que tenga tu almacén y debe tenerlas BIEN DEFINIDAS.

1.                 Zona de carga y descarga

2.                 Zona de recepción

3.                 Zona de almacenaje

4.                 Zona de preparación de pedidos

5.                 Zona de expedición

Vamos con ellas, como siempre tratando de usar un lenguaje lo más sencillo posible.

1.                          Zona de carga y descarga – Normalmente está fuera del recinto del almacén. Es el espacio donde el transportista aparca y abre sus puertas para que le descarguen el camión. Como curiosidad debes saber que también las hay para buques, aviones y trenes.

2.                          Zona de recepción – “Playa de entrada” Espacio de suelo libre donde se deposita la mercancía que entra en el almacén. Lo ideal es que sea contigua a la Zona de carga y descarga, si no lo más cerca posible. Debe ser independiente del resto de zonas del almacén. En esta zona es donde la mercancía espera ser comprobada, clasificada, cotejada con el albarán y de donde las máquinas o los operarios la cogen para almacenarla en las estanterías. También pueden realizarse otras tareas como desembalar el producto, transformarlo si es necesario, etc.… cualquier función que sea necesaria antes de ubicarlo. Debe ser lo más amplia posible para que sea operativa hoy Y EN UN FUTURO. Lo que hoy son dos o tres palés, en un futuro por necesidades de la empresa y sin previo aviso puede ser un trailer completo.

3.                          Zona de almacenaje – Es la zona de tu almacén dedicada a eso precisamente, a almacenar la mercancía que ya ha sido comprobada en la Zona de recepción. Las diferentes formas de almacenaje son tan diversas que le dedicaremos uno o varios artículos más adelante, pero para aclararnos ahora esta zona normalmente es donde están las estanterías. Pero dependiendo de la naturaleza del producto puede estar almacenado en pilas, bloques, en el suelo.

4.                          Zona de preparación de pedidos – “Zona de picking”.Esta zona no siempre es necesaria. Sólo te hará falta tenerla si la mercancía que se vende tiene una configuración diferente a cómo se compra. Es decir, si te viene siempre en palés pero la sacas por unidades sueltas. Esta zona puede estar integrada en las estanterías o separada.

a.      Integrada – Cuando tu almacén no necesita una zona específica de donde ir cogiendo la mercancía para los pedidos. Las propias estanterías sirven ya para tal fin. El operario simplemente va a la estantería donde está almacenado el artículo y lo coge. Puede ser mecánica, una máquina eleva al operario al lugar donde se encuentra la mercancía o manual que se realiza sin la ayuda de máquinas.

b.      Separada – La zona dedicada exclusivamente a la preparación de pedidos separada de la zona de almacenaje aunque se alimenta de ella para ir reponiendo el producto que se agota PERO no es la misma zona, es un espacio separado. En este caso el operario en lugar de desplazarse por todo el almacén, se dedica únicamente a una zona concreta donde tiene a su disposición todas las referencias que necesita para servir los pedidos. Este tipo de picking puede hacerse en el suelo o en estanterías.

Más adelante dedicaré también artículos a los almacenes automáticos. De momento centrémonos en los métodos tradicionales.

5.                          Zona de expedición – “Playa de salida” Espacio de suelo libre  donde se embala, si procede, el producto preparado en la Zona de preparación de pedidos. En esta zona se acumula la mercancía ya preparada para la carga en el camión que se la va a llevar. Es muy importante que sea una zona independiente y si es posible separada físicamente de la Zona de recepción. Y lo ideal es que esté enfrentadas, es decir, una en el extremo opuesto del almacén respecto a la otra. Créeme yo he trabajado con una única zona destinada a recepción por las mañana y a expedición por las tardes y, pese a ser una opción posible, dificulta mucho el flujo de mercancía sobre todo si hay retrasos por la mañana y se juntan las recepciones con las expediciones.

Recordatorio:

Si tu almacén no tiene Zonas definidas tu primera misión primordial debe ser definirlas y crearlas físicamente.

Es posible que tu almacén necesite más zonas que las que yo te he expuesto aquí como zona de obsoletos, zona de producto no conforme, zona de devoluciones, etc.

Las zonas de recepción y expedición deben ser espacios libres de obstáculos y estanterías para facilitar el tránsito de mercancías y el trabajo de los operarios. Y deben ser tan amplias como te sea posible, así serán más funcionales y cuanto mayores sean mejor preparado estarás ya que no sabes qué te deparará el futuro.

Para ir mejorando tu almacén este es un excelente punto de partida.

Ánimo.

Juan Cisneros Gallart.

Lo primero mentalízate: para mejorar hay que medir

Si ciertamente te has decidido a introducir mejoras prácticas en tu almacén MEDIR tu situación actual te servirá entre otras cosas, para poder compararla dentro de un tiempo, con la situación ya mejorada. Esto es muy útil para demostrarte a ti mismo y a Dirección que las medidas adoptadas han servido para algo O NO HAN SERVIDO PARA NADA. Si sabes gestionar tus errores y no te dejas invadir por el estúpido orgullo, tan útil es poder ver los aciertos como los fallos. Ambos te revelan la dirección en la que debes trabajar o en la que no debes volver a invertir tu tiempo ni el de tus operarios.


¿Has dicho medir? ¿Qué es medir?

Medir es obtener datos. Los datos sirven para luego analizarlos y poder tomar decisiones. Te has quedado igual ¿no? Voy decirlo de otra forma. Lo primero que debes hacer es analizar tu situación actual, es decir, medir la situación actual del almacén que tienes a tu cargo. Para eso deberás decidir qué “indicadores” quieres analizar. ¡Vaya palabreja, “indicadores”! Dicho de otra manera, debes decidir qué “partes” de tu almacén deben ser analizadas, qué datos vas a extraer para hacer después las mejoras oportunas.

Quién tiene la información tiene el poder. Si en algún momento has pensado mejorar algo por “intuición” olvídalo. Te estrellarás. Bien porque no mejores nada, bien porque nadie apreciará la mejora. Tan importante es mejorar algo como poder demostrar que la mejora ha sido realizada y en qué medida. ¿Cómo sabrás que los errores han descendido de 40 a sólo 8 al mes si no "mides" que ahora mismo el error es de 40 al mes? Datos, datos, datos. Quien tiene la información tiene el poder, el poder de decidir acertadamente. Pero no me malinterpretes, la intuición y la experiencia son otra baza a tu favor y muy útiles sobre todo para resolver imprevistos PERO LOS DATOS SON LA CLAVE DEL ÉXITO a largo plazo. Y los datos se obtienen midiendo.

Te pongo un ejemplo de extrema sencillez: en una de las empresas en las que trabajé mejorando la gestión del almacén pude comprobar aterrorizado, que de los seis pasillos que tenía el almacén sólo uno estaba despejado. Los otros cinco pasillos estaban llenos hasta arriba de mercancía “almacenada” en el suelo hasta el punto de que una persona andando no se podía trasladar de un extremo al otro del pasillo, no digamos la maquinaria.

Indicador: Ocupación de pasillos
Total pasillos = 6
Pasillos ocupados = 5
Pasillos despejados = 1
Prioridad 1 (la más alta)
Objetivo: Despejar todos los pasillos.

Esto es medir. He medido que hay 6 pasillos en total. He medido que hay 5 totalmente ocupados (colapsados) y sólo 1 despejado. Y esa medición, esos datos, me han ayudado a marcarme un objetivo y tomar una decisión: despejar los pasillos para poder trabajar. Además le he añadido una prioridad de actuación, la más alta, prioridad 1 porque es lo primero que voy a hacer.

He puesto un ejemplo muy sencillito pero funciona exactamente igual para lo que no es ni tan evidente ni tan sencillo.

Y tú me dirás: ¡¡Madre mía, CASI NADA pues tengo que mejorar TODO porque no funciona nada, esto es una mi..., y además yo no tengo tiempo de ponerme ahora a analizar ni sacar datos, lo pedidos tienen que salir, tengo dos de baja, los comerciales apretando...!!

Tranquilo. El uno después del dos. Si te aturullas mal vamos. Bueno, en ningún momento me oirás decir que mejorar la gestión de un almacén sea un trabajo fácil. No lo será y te parecerá que todo marcha muy lentamente, pero ¿quién dijo miedo? Con este Blog pretendo ayudarte a decidir sobre todo por dónde empezar. Te aseguro que la recompensa merece la pena con creces y que una vez mejorada la gestión de tu almacén, tu trabajo se facilitará notablemente. Ganarás tranquilidad, horas de sueño y muy probablemente reconocimiento.

Pero bueno eso ya lo verás por ti mismo la dureza o no de un trabajo es muy subjetiva, hay personas que lo ven todo hecho y hay otras a las que un grano de arena se les hace una montaña. Si eres Jefe de Almacén o si te dedicas a la Logística en cualquiera de sus áreas, si duda eres de las primeras.

Así que mentalízate, para obtener buenos resultados de medir no te escapas.

Advertido estás. ¡Qué comience la aventura!

Juan Cisneros

El porqué de este Blog

Toda mi vida laboral se ha desarrollado en el área de la logística. Cuando empecé a trabajar ni siquiera sabía el significado de esa palabra. Sin embargo gracias a mi primer empleo descubrí lo interesante y satisfactorio que puede llegar a ser desenvolverse en esta parcela estratégica de la empresa.
Si el almacén que tienes a tu cargo se parece a lo que describo a continuación, este Blog es para ti. Y créeme, por experiencia te digo que: TIENE SOLUCIÓN.
- Siempre trabajo al límite de la urgencia. Estrés es mi segundo nombre. Todo siempre es urgente.
- Una sola persona (normalmente la más veterana) es la que conoce al dedillo todas las ubicaciones de la mayoría de la mercancía. Cuando esa persona se ausenta mi vida es un infierno.
- No puedo más con el desorden. Hacemos horas extra para ordenar y a la semana está igual que antes.
- Llevo ya tres días perdidos buscando un artículo que necesito para servir un pedido de un cliente importante o muy escandaloso.
- El departamento comercial no para de quejarse de que “siempre fallamos” y me obligan a repetir una y otra vez recuentos, localizar artículos, repasar pedidos, etc. Y aún así están siempre de uñas. Desconfían de nuestra eficacia.
- El departamento de compras está harto de enterarse de la entrega de mercancía por el proveedor en lugar de por nosotros. Dicen que no les avisamos y que llevamos mucho retraso en las entradas.
- Mi personal está muy quemado porque se pasan la vida aquí y por mucho que se esfuercen no se les valora. Siempre es lo mismo y ya no hay hora de salida.
- Hay tantas cosas por hacer que no sé por dónde empezar y me dedico a ir “poniendo parches” a las urgencias que van saliendo.
- Por muy encima que esté de la gente siempre falla algo.
Creo que cuanto más desastrado esté tu almacén más interesante va a resultarte este Blog. Al menos es lo que pretendo.
Quiero compartir contigo mis experiencias, los problemas que me surgieron y cómo los resolví. Te contaré mis aciertos, mis errores y las consecuencias de ambos. Y me gustaría que intercambiáramos experiencias, dudas, ocurrencias, etc.
Es mi intención dirigirme principalmente a ti, Encargado de almacén, operario, administrativo, pequeño comerciante y en general personal que trabaje de forma directa en un almacén. Espero ayudarte a ser pro-activo más que reactivo. Para resolver problemas (sencillos o complejos) trataremos de buscar soluciones sencillas a tu alcance. Atacaremos al origen del problema y no a sus consecuencias .Intentaré ayudarte a que tomes la iniciativa y conviertas tu lugar de trabajo en eso, un lugar de trabajo. Emocionante sin duda pero que no debe ser una fuente inagotable de broncas, marrones, estrés e insomnio. Y como no espero también que me expongas tus propias inquietudes, problemas, dudas, o comentarios.
Desde que empecé a trabajar en logística (allá en el paleolítico) me he encontrado innumerables problemas que he tenido que resolver en completa soledad. Voy a explicarme. Soy una persona a la que le gusta tomar decisiones, pero no me gusta tomarlas a la ligera. Me gusta saber que la decisión que estoy a punto de tomar es la correcta ANTES de tomarla. Si trabajas en logística ahora mismo estarás pensando “pues, amigo, te has equivocado de trabajo”. Bueno... lo diré de otra forma. Me gusta saber que tengo más posibilidades de acertar que de fallar, y eso sólo se consigue con formación. PERO, y esa es la razón de la existencia de este Blog, por más que busqué, por más que indagué, compré libros, los leí, busqué artículos, exploré la Red, etc. no fui capaz (y sigo sin serlo) de encontrar textos cortos y directos que no se quedaran cojos a nivel operativo. Es decir, me costaba encontrar respuestas para los problemas que le surgen al personal que físicamente pisa el suelo del almacén todos los días.
Pero también pueden aprovechar este Blog los Directivos (de cualquier departamento) y tal vez tú puedas recomendárselo. Desde la Dirección de la empresa (y es lógico que así ocurra) muchas veces se pierde la visión de cómo son las cosas a “pie de pista”. Muchas decisiones que se toman lejos del almacén (sobre todo en Comercial y Compras) desembocan en un caos extraordinario en el almacén al poco tiempo de ser tomadas. Este Blog tal vez ayude a que nos comprendan un poco mejor y eso redundará en menos rectificaciones a posteriori y en mejores resultados en un plazo menor de tiempo.
Hay mucha, muy buena y muy variada literatura para la Dirección Logística. Pero para un Jefe o encargado de almacén ya el hecho de leerse o comprarse un libro es un freno. Luego encima muchas veces esa literatura resulta algo farragosa, complicada de entender y dispersa. Llena de complicadas fórmulas matemáticas, terminología técnica. A veces sólo el número de páginas ya asusta. Nadie nos dice cómo actuar correctamente a los que tocamos con las manos las cajas, los cuttex, el precinto, el film, etc... En fin que a nuestro nivel algunos libros se quedan cojos y no van al grano.
He tenido la suerte de empezar en esto “desde abajo”. Desde que comencé a trabajar he ido promocionando en diferentes empresas y trabajado en diferentes puestos siempre dentro del ámbito logístico y siempre enfocado a la gestión de stocks. Esto me ha permitido conocer lo que es el trabajo en todos los niveles jerárquicos de un almacén in situ, y como consecuencia siempre he tenido y tengo una visión global de las consecuencias de cada decisión que he tenido que tomar para todos esos niveles.
Por lo tanto este Blog pretende dar respuestas a todos aquéllos que tengan a su cargo la gestión de un almacén y a su personal. Bien sea el Responsable, Encargado, Jefe u operario de almacén.
Espero conseguirlo.
Un cordial saludo.
Juan Cisneros