Cómo elegir un SGA (WMS) 1ª parte

Hola de nuevo amigos y seguidores. Llevo nada más y nada menos que cuatro  años sin escribir pero espero resarcirme con esta nueva y apasionante serie de artículos que algunos de vosotros me habéis solicitado con cierto fervor por privado.

Y es que es algo que despierta verdaderas pasiones (y no menos dolores de cabeza) es elegir el software adecuado para que gestione un almacén (sus siglas SGA o también en inglés WMS). No voy a dedicar este artículo a los motivos que te llevan a estar inmerso en el proceso de selección de un software para gestionar el almacén, doy por hecho que el proceso se ha iniciado, que es imparable y que estás metido/da de lleno en él.

El camino que lleva desde la gestión, digamos tradicional (basada en la buena memoria y mejor vista de los operarios o de uno de ellos), hasta la gestión del almacén apoyada y guiada por un SGA no es fácil, ni cómodo pero te aseguro que, el final de ese camino, es inmensamente satisfactorio y eficaz, ya que consigues un almacén de gestión ágil, rápida, sin errores.... Un momento. ¿SIN ERRORES? Bueno, digamos que con una cantidad de errores ínfima y además fácilmente detectables y resolubles (sobre todo si lo comparamos con lo que te cuesta en tiempo, gritos y estrés, resolverlos ahora).

Voy a  ponerte un ejemplo en forma de "historieta" lee hasta el final, verás que todo tiene su explicación.: 

“La alegoría del buldócer”

 Imagina que estás caminando en medio de la selva, abriéndote paso a machetazos entre las plantas. Avanzas sí pero te cuesta mucho tiempo y esfuerzo, de vez en cuando te desorientas y te pierdes y debes volver sobre tus pasos para corregir tu ruta, te ganas cada paso con fuerza, maldiciones y jadeos. Por mucho que intentas evitarlo, al final de vez en cuando tropiezas, incluso te caes, las plantas con espinas te rasgan la ropa o la piel, en fin un suplicio, pero avanzas, avanzas y avanzas. Acabas el día hecho polvo, estás empapado en sudor, enfadado y con la horrible sensación de que todos los días son iguales, de que inviertes demasiados esfuerzos para lo poco que avanzas cada día, y de que de seguir así nunca llegarás a tu destino. De repente un helicóptero pasa por encima de tu cabeza y te lanza una inesperada carga en paracaídas. Ves una caja enorme descendiendo lentamente por el aire. En uno de sus costados  pone claramente en grandes letras rojas la palabra “ayuda”. Por fin algo de ayuda. Pero por desgracia la brisa que en ese momento mece las copas de los árboles de la selva, aleja progresivamente la caja de ayuda y puedes ver con cierta impotencia, que poco a poco se aleja y desciende lentamente, pero cada vez más lejos de ti. Finalmente desaparece de tu vista tras los árboles. Oyes el golpe de la caída. Sabes más o menos por dónde ha ido a aterrizar pero no el lugar exacto. Está lejos eso seguro, pero dadas las circunstancias, algo de ayuda no se puede despreciar. Así que decides ir a buscar la caja. Por suerte ha ido a depositarse en el suelo, más o menos por la dirección que de todas formas debías seguir.

El caso es que te pones en marcha y a las pocas horas puedes ver cómo el suelo cada vez se inclina más. Unas veces se enfanga y otras se llena de raíces. El camino hacia la caja, además de ser incierto, es más costoso y doloroso que el que deberías seguir. Pero la perspectiva de recibir ayuda, te obliga a seguir hacia adelante. Buscas hacia el norte, buscas hacia el sur, pasas mil veces por el mismo sitio, te atascas,  trepas a los árboles buscando señales de la caja, pero nada. Acabas exhausto. Llevas días buscando la dichosa caja. Dedicas un momento a mirarte a ti mismo y observas que estás más cansado que antes, tienes los pies llenos de llagas y te duelen cada vez más. Las últimas plantas de espinos, que abundan por aquí, te han dejado hecho unos zorros. Tienes la ropa destrozada, la piel te escuece y sangra y el brazo que lleva el machete ya no aguanta más este ritmo. Encima te has desviado del camino que tú hubieras elegido de no haber aparecido la maldita caja en paracaídas. Estás tan cansado y enfadado que decides abandonar y volver sobre tus pasos, pero te da tanta rabia que necesitas desahogarte. Agarras con furia una piedra del suelo y gritando desesperado una maldición, (¡Maldigo el día en que decidí buscar la caja!), la lanzas al aire con todas tus fuerzas. Todo queda en silencio excepto por el ruido de la piedra al golpear las hojas en su viaje de vuelta al suelo de la selva.

¡Toc! Ese ruido… No es el de una piedra al caer al suelo húmedo y blando en el que te encuentras. Has escuchado claramente que la piedra golpeaba algo parecido a… ¡Una caja de madera! Corres en la dirección en la que se había ido volando la piedra y apenas a veinte metros de donde estabas, oculta tras la espesa maleza, está la caja con su enorme letrero de “ayuda”. Es una caja enorme, aparentemente muy resistente y desde luego bien claveteada para evitar que se abra antes de tiempo. Es un buen embalaje pensado para que su contenido no sufra daño alguno en el aterrizaje. De inmediato acude a tu cabeza una pregunta. ¿Cómo la abro?

Lo que te faltaba.

No tienes palancas, ni sierra, ni ningún tipo de herramienta exceptuando tu machete. Pruebas a ver si te puede servir de palanca pero enseguida observas que no, los clavos de la caja son muy resistentes y si fuerzas el machete, corres el riesgo de partirlo. Decides que habrá que abrirla de otra forma. Decides romperla.

Pedradas, golpes, machetazos, uñas, dientes. La caja poco a poco va cediendo y se resquebraja un poco por aquí, otro poco por allá. Retiras un tablón. Te cortas con una astilla, un clavo te pincha, las manos se te destrozan, pero poco a poco la caja cede. Eso te da ánimos y decides continuar.

Dos días enteros de infierno insufrible  te cuesta abrir la dichosa caja y aún así, no la abres del todo, sólo lo justo para ver lo que guarda en su interior. Al amanecer del tercer día retiras los plásticos y las protecciones y ante tus ojos aparece: un mini buldócer.

¡Ostras! Esto no lo esperabas. Pues sí, un mini buldócer  de última generación sin conductor, guiado por GPS y con los tanques de combustible llenos (marca ACME J). A parte y muy a la vista detectas una pequeña tableta que se enciende en cuanto la coges. En su pantalla retro iluminada, observas que tiene doble función, es como un mando a distancia del propio buldócer y además lleva cargadas las instrucciones en forma de tutorial. Una maravilla.

 Introduzca destino. Lo introduces.

Elija una opción:

“Opción A. La máquina abrirá un camino de trazado recto y corto hacia su destino, pasando por encima de las montañas si es preciso (puede incluir pendientes muy inclinadas y tramos lentos)”

“Opción B. La máquina abrirá un camino largo y plano evitando siempre las montañas (normalmente el avance se produce a mayor velocidad)”.

Eliges la B, no tienes ganas de subir pendientes.

Pulse “ON”. Lo pulsas.

El pequeño buldócer, arranca su motor y se pone en movimiento. Con una fuerza brutal se termina de liberar de la dichosa caja en la que venía embalado y avanza por la selva. La vegetación cede a su paso. La máquina abre un camino casi recto y plano. Te sitúas tras ella y la sigues. Más o menos lleva la misma velocidad que tú andando. A veces se aleja, a veces se acerca, depende de lo que vaya encontrando por delante, pero siempre abre camino. Sientes un gran alivio. Caminas cómodo y sin esfuerzo. A veces tienes que desatascar alguna rama, o algún pedrusco que se enreda entre las cadenas del buldócer, pero ese pequeño esfuerzo no es nada comparado con lo que costaba avanzar a machetazos. Seguro de que llegarás sano y salvo a tu destino, te relajas y decides disfrutar del trayecto. FIN

Podría seguir pero eso haría que nos desviáramos del todo del asunto que deseo trasladaros, así que me aclararé. ¿Qué tiene que ver todo este rollo con un proyecto de SGA?

Veámoslo:

Te avanzo que tú, Jefe o jefa de almacén, eres el caminante. Te encuentras trabajando (caminando penosamente) en un almacén (selva) de gestión tradicional. Todo te parece que son pegas, (debes abrirte paso a machetazos, todo parecen ser dificultades, sudas, te estresas, pierdes el tiempo constantemente, andas y desandas el camino a diario…). Ocasionalmente aciertas y tienes un buen día, pero sabes que no tardará en fastidiarse. Tu gestión es muy tradicional, es decir, alguien del equipo (tú por ejemplo o uno de los empleados más antiguos) tenéis en la memoria prácticamente todo el almacén. Todo el mundo funciona gracias a esa memoria que por supuesto, dado que es humana, se equivoca, se olvida, etc. Todos (compras, comerciales) os hinchan a preguntas. Además careces de casi toda la información del almacén, es decir, más o menos sabes cuántos pedidos atiendes, más o menos cuántas entradas, no tienes ni idea de tu nivel real de servicio al cliente y al final de la jornada, el sabor de boca que te dejan las “sensaciones” basadas en tu experiencia es amargo, como mucho agridulce. Tienes la sensación de que tu almacén se equivoca demasiado pero tu gente se esfuerza, no puedes pedirles más y aún así a veces los nervios te pueden y lo pagas con ellos. Un pequeño descuido, desencadena una serie de broncas y salidas de tono de la que ya estás más que harto. Además, dado que tu memoria (o la de otro)  contribuye decisivamente a la buena marcha del almacén, no puedes ni ponerte enfermo, ni irte mucho tiempo y tranquilo de vacaciones, ni ir al médico… en fin, tú lo sabes mejor que yo.

Todo esto, queridos lectores, es lo que en la alegoría anterior sería caminar en la selva a machetazos.

De pronto aparece el helicóptero (la ayuda), alguien (Dirección) en tu empresa decide empezar la búsqueda de un SGA (WMS), un software para la gestión del stock (o de los stocks) de tu empresa, el tuyo. Puede que pidan tu colaboración, o no. En la alegoría el helicóptero (la Dirección) no pide la colaboración de nadie. Deja caer el mamotreto en la selva porque sabe que ayudará. Esto puede ocurrirte y por eso lo reflejo así.

El arduo trabajo que al caminante le lleva, encontrar la caja (que incluye un poco de suerte en el último momento), representaría la ardua tarea (en esfuerzo, coste y tiempo) que normalmente supone dar con el software adecuado. Es un camino duro, farragoso y en ocasiones muy aburrido pero siempre rentable. Además se une al trabajo diario que ya realizas, con lo que exige doble esfuerzo por tu parte.

Abrir la dichosa caja, al caminante le supone dolor y sangre (y lágrimas aunque no lo haya reflejado). Eso amigo mío será lo que te cueste la dura implantación (dos o tres días) de implantación del nuevo software y la posterior adaptación al mismo (un mesecito duro) tanto por tu parte, como por parte de tu personal y del resto de la empresa. Para mí, sin ningún lugar a dudas la parte de la implantación es la que más horas de sueño me ha robado.

Pero ¡Ah! Cuando esa caja se abre… ¡Un camino! Cuando la implantación termina, queda atrás y el mes de adaptación concluye, prepara tu ánimo para empezar con la nueva forma de trabajar del almacén que conllevará una renovación completa de su imagen. Ser eficaz, más rentable y dejar de ser un problema tiene múltiples ventajas. Entre otras, para el caminante, disfrutar del viaje y del paisaje. Para un jefe de almacén supone trabajar de forma organizada, eficaz y rápida. Rápido, bien y a la primera, será tu lema a partir de ese momento.

¿Entonces, implanto un SGA y ya está? ¿A vivir que son dos días…? NO, NO, NO. Nada más lejos de la realidad. Trabajar con un SGA (WMS) sigue siendo TRABAJAR no lo olvides. Pero cuando puedes comparar (como en mi caso) lo que supone trabajar con él y sin él, la diferencia es muy notable (a mejor) con un SGA funcionando en un almacén, que sin él. Vamos no tiene ni punto de comparación.

Pero un SGA no es un milagro, es una ayuda y como tal requiere atención constante, supervisión y procedimientos sólidos. Todo eso suponiendo que hayas elegido el SGA adecuado para ti (es decir que hayas hecho bien el trabajo previo, el largo y duro camino hasta la caja). Sin eso, un SGA (el mini buldócer en la alegoría) puede representar un problema más que añadir a los que ya tienes. Pero esto será material para otro artículo.

 Así que, de momento, me voy a centrar en escribir una serie de artículos que te ayuden en ese sentido, en que tengas un buen conocimiento de todos los detalles que creo se deben tener en cuenta a la hora de elegir un SGA. Siguiendo la alegoría, voy a intentar proporcionarte un buen “detector de cajas”, que te ahorre tiempo, dinero y disgustos

Comencemos.

¿Qué es lo primero que debes considerar si eres el Jefe de almacén y tienes la “suerte” de ser uno de los elegidos para formar parte del equipo que va a tratar de encontrar el mejor Software o Sistema de Gestión para tu Almacén (SGA)?

Continuará…

¿Por dónde empiezo? (Parte I)

CONTROLA TUS ENTRADAS

Parece un anuncio de crece pelo. ¡Pero no! Es la respuesta a la pregunta que más me han hecho en e-magister. La pregunta es “Me acaban de hacer encargad@ de un almacén (bodega) de XXXXX (herramientas, repuestos de automóvil, etc.). Veo que hay mucho por hacer, todo está fuera de su sitio… ¿por dónde puedo empezar?”
Tranquil@ no estás sol@ en el mundo. Es exactamente la misma sensación que tienen todos los que se enfrentan a una situación de “entorno desorganizado” como puede ser un almacén que está a punto de colapsarse. Bueno… debes estar content@ porque si no fuera así NO TENDRÍAS TRABAJO.
Dicho esto queda claro que en mi opinión lo primero que un Encargado de Almacén debe tener perfectamente controlado son las ENTRADAS en su almacén. ¿Tienes tú controlado todo lo que entra? Por controlado no me refiero a que tú sepas perfectamente por dónde entra la mercancía sino más bien a si lo tienes registrado, si mantienes una trazabilidad.
Te voy a contar una historia que me ocurrió hace poco. Conversaba desenfadadamente con un amigo mío que está cargo de un almacén de producción del sector industrial. Este almacén está saturado de procesos manuales y la empresa decidió “modernizar” un poco su gestión. Para ello contaron con mi amigo. Él, al ver la que se le avecinaba me pidió consejo.
- ¿Estás seguro de que en tu almacén están las entradas controladas? – pregunté interesado.
- Sí desde luego, todo lo que entra se registra diligentemente– respondió con un tono algo condescendiente –. Juan… hasta ahí llegamos, sabemos lo que hacemos
- Bueno, bueno, perdone usted – bromeé – pero, si eso es así, dime por favor ¿qué tipos de mercancías entran en tu almacén?
- Pues, por un lado lo que gestiona Compras y aprovisionamientos, es decir, la materia prima y los componentes necesarios para fabricar. Por otro lo que fabricamos, esto es producto semi-terminado y producto ya terminado apto para la venta. Déjame pensar… También almacenamos producto NOK (no OK, es decir, con defecto y no apto para la venta) que está en el almacén esperando que Calidad decida su destino porque, aunque el departamento de Calidad tiene su propio almacén, allí a veces no les cabe. Por último también entran materiales que no son para almacenar sino que son necesarios para fabricar como colas, aceites para las máquinas, etc.
Me concedí unos momentos para pensar antes de decirle:
- Creo que puedo demostrarte que NO TODO lo que entra en tu almacén está tan controlado como tú crees.
- ¿Cómo?
- Muy sencillo. Tengo claro que sabes (o controlas) todo lo que entra por la puerta. Esto es evidente y no tengo nada que decir al respecto PERO de ahí a que lo tengas controlado puede haber un mundo. Una pregunta más. ¿Has tenido acceso a los datos de tu último inventario? ¿Hubo descuadres? ¿Tuviste que hacer ajustes?
- Sí, claro que vi los datos y claro que hubo descuadres. Tuvimos que hacer ajustes al alza en algunos productos y a la baja en otros.
- Bien, cuando tengas un momento mira detenidamente los datos de ese último inventario. Necesito que me digas si existe alguna característica común en los que más descuadres te hayan producido, bien al alza o la baja. Por ejemplo los diez que mas descuadre tienen. Pero sepáralos en “Mayor descuadre en Euros” y “ Mayor descuadre en Unidades”. Por otro lado. ¿Podrías decirme quién “introduce” material en tu almacén? Me refiero físicamente.
- Pues… a ver… los transportistas, por ejemplo, tanto de proveedores como de subcontratas. Los de mensajería también cuando traen algunas muestras. Si calidad ha sacado algún defecto en una pieza y se la lleva a revisar, también introduce en mi almacén las piezas buenas. Tenemos otro almacén en otra localidad cercana a la fábrica, que a veces también nos manda piezas que le sobran o que son defectuosas. Creo que ya está…
- Se te olvida uno – le dije algo estupefacto.
- No, no se me olvida nadie. Están todos. A mí por la puerta de almacén sólo me llega mercancía de donde ya te he dicho.
- Seguro que se te olvida uno. Piénsalo y verás.
Pasados unos segundos interminables y con cara de pocas ganas de adivinanzas mi amigo por fin explotó.
- ¡A ver quién o qué me falta! – inquirió.
- TE FALTA LA PRODUCCIÓN. Quién si no representa el 90% del material que tienes almacenado. LO QUE FABRICAS TODOS LOS DÏAS.
- ¡Ah sí pero eso no descuadra NUNCA (una palabra que el mundo empresarial debería estar prohibida por ley) es IMPOSIBLE (una palabra que en el mundo empresarial debería haberse extinguido hace décadas). ¿No ves que conforme se va fabricando automáticamente, entra en almacén? Eso nunca da problemas.
Entonces , durante unos instantes, el que se quedó mudo y pensativo fui yo. Me quedé mirando a mi amigo y (debo admitir que con algo de suficiencia que no pude evitar) le dije:
- Déjame repasar los procedimientos de entrada de tu almacén según tú me los has relatado y si me equivoco en algo me corriges ¿De acuerdo?
- De acuerdo – respondió.
- Bien. Vamos a ver me has contado que en tu almacén TODO se hace de forma manual. De hecho te han contratado precisamente para que cambies ese punto del almacén ya que los procesos manuales conllevan mucho sobrecoste y demasiado tiempo físico. Esto está ralentizando el avance de algunos proyectos de crecimiento de la empresa entera. Tienes suerte por lo menos tienes alguien en la empresa que se ha dado cuenta del sobrecoste de los procesos manuales. Hay empresas que nacen y mueren sin siquiera reparar en ello. Pero bueno, que me desvío del tema, entonces recopilando; cuando un transportista llega a tus instalaciones, entrega el albarán a un operario, que lo coteja con la mercancía física. Luego esa hoja con el OK del operario pasa a un administrativo que lo introduce en el sistema informático. Luego lo pasará a contabilidad para que ésta a su vez pague al proveedor o subcontratista. ¿Es así?
- Así es.
- Perfecto. Por otro lado me dices que Calidad, cuando detecta algún defecto se lleva el total de piezas y te devuelve, sólo las buenas. Además otro almacén de tu misma empresa te puede devolver piezas, que previamente le has expedido, porque tiene un exceso o porque necesita un re-trabajo o por la causa que sea. Bueno pues ahora dime si alguno de estos casos que voy a contarte es IMPOSIBLE que se dé en tu empresa. Todos son casos reales que he visto con mis propios ojos:
“Un lunes por la mañana, a la hora de almorzar, un transportista que te trae materia prima se presenta en tus instalaciones. Como lleva ya diez años viniendo a tu empresa a traer siempre lo mismo y aunque no haya nadie para atenderle, no le hace falta. Coloca el camión en posición, entra por recepción saludando a los que allí se encuentran, accede al almacén, abre la puerta del muelle y acciona la rampa. Busca y encuentra el traspalé manual, se descarga la mercancía sin que nadie de tu personal lo supervise. En la mesa del responsable de entradas encuentra sin vigilancia el sello que se utiliza para sellar los albaranes como siempre. Ni corto ni perezoso coge el sello y se conforma los albaranes de HOY (correspondientes al material que te acaba de traer) y te deja tu copia también perfectamente sellada. PERO ya que estamos y ya que la ocasión la pintan calva, se sella un albarán de ayer, correspondiente a un material que NO TE HA ENTREGADO porque lo golpeó en el transporte por una negligencia suya y que lleva en el fondo del camión, por si acaso. De ese albarán sellado no te dejará copia a ti. El caso es que como sabe que vosotros cuando veis la caja muy deteriorada no la descargáis y en ese momento NO HAY NADIE SUPERVISANDO, se pone el sello en el albarán y listo. Luego tirará la mercancía donde a él le parezca o se la quedará si le resulta útil. De hecho es premeditado, ha ido precisamente a la hora de almorzar porque ya sabía que podría evitarse comerse ese marrón de la mercancía golpeada. Además se permite el lujo de subir a las oficinas y charlar un rato con esa chica jovencita tan guapa que como es “la nueva”, aguanta todo lo que le echen. Se despide de todo el mundo con su desparpajo habitual y se marcha dejándose la rampa recogida PERO la puerta del muelle abierta. A la salida se cruza con un pequeño transporte de un operador logístico que entra y trae un paquete de poco volumen. En esta ocasión el transportista es un chico joven con mucha prisa por terminar el reparto de la mañana. Es nuevo y quiere causar buena impresión a sus jefes. Encuentra el muelle abierto y todavía sin vigilancia ya que sigue siendo la hora de almorzar y todo el mundo está en el bar. Mira a un lado, mira al otro y gente que le atienda no ve, PERO descubre casualmente el SELLO que el anterior transportista ha dejado sobre la mesa del responsable de las entradas. Es un sello con el logo de la empresa bien visible y la fecha de hoy así que no tiene dudas acerca de lo que puede hacer con él. De nuevo se conforma su albarán y te deja en la mesa del encargado de recepciones el paquete. Justo nada más dejarlo ve pasar por allí un chico bien vestido con unos papeles en la mano y le llama: ¡Perdone, perdone! ¿Conoce usted al responsable de aquí? Dígale por favor que le dejo esto aquí en la mesa. ¿Vale? Gracias. El interpelado le responde que sí que lo conoce pero que no lo deje ahí el paquete sino allí. Y le señala un palé algo más apartado lleno de cajas muy similares a la que él ha traído, pero que está unos metros más allá. El joven transportista con sus papeles ya sellados, lo hace encantado y se marcha dejando de nuevo el muelle abierto, que es como se lo encontró.
El martes a eso del cambio de turno uno de los carretilleros que, no es de almacén, pero te lleva al almacén las piezas ya producidas tiene un pequeño incidente. Le quedan escasos veinte minutos para acabar su jornada y está pensando más en el hambre que tiene que en el trabajo. Saltándose las medidas de seguridad establecidas (para acabar antes) lleva apilados sobre las palas de la carretilla cuatro contenedores llenos de piezas en lugar de el máximo establecido de tres. Al tomar una curva, de forma inesperada se cruza un peatón en su trayectoria y le obliga a dar un frenazo para no atropellarlo. Esto provoca que la pila de contenedores se incline demasiado y se caiga. A los tres contenedores de abajo no les ocurre nada, simplemente se caen y habrá que recogerlos PERO al cuarto, debido a la intensidad del golpe, se le abre la tapa. Las piezas se desparraman por el suelo y casualmente era un contendor lleno hasta arriba de esas piezas tan pequeñas y frágiles que se marcan con mirarlas. Al carretillero la cara se le descompone sólo de pensar en las consecuencias. Se ha saltado las normas de seguridad y ha estropeado un material caro e irrecuperable. Quizá sea incluso urgente y no haya tiempo para fabricar más, es decir, encima la empresa puede quedar mal con algún cliente por su negligencia. Con la cara descompuesta y ayudado por otros compañeros, a los que también alguna vez les ha ocurrido algo parecido y entienden el desconsuelo de su compañero, ponen en pie el contenedor y siguen el criterio de selección de piezas “dentro-fuera”. Las piezas que todavía están dentro del contenedor son piezas OK y las que han caído fuera, son piezas NOK. Todos colaboran para recoger rápidamente, con escoba y recogedor, las piezas NOK esparcidas por el suelo y tirarlas al contenedor del plástico, tapándolas convenientemente con bolsas y restos plásticos de todo tipo. Nadie dirá nada del incidente. Nadie ha visto nada. El carretillero, que por cierto es uno de los que menos veces se ha visto envuelto en ninguna incidencia, además deja el contenedor medio lleno de piezas en un lugar de tu almacén donde sabe que sus compañeros carretilleros de almacén del otro turno lo verán pero no inmediatamente porque no es su lugar habitual. Así ocurre. Unas tres horas después de comenzar el turno de tarde un carretillero descubre el contenedor maldito. El encargado pregunta que quién ha dejado eso allí en un lugar que no es el habitual. Como siempre nadie ha sido, algunos dicen que los carretilleros del otro turno han salido corriendo sin colocarlo en su sito, otros dicen que lleva allí desde ayer, la mayoría no sabe nada. Finalmente uno de los carretilleros con más experiencia y que lleva la mosca detrás de la oreja se fija más atentamente en el contenedor y observa que la tapa no está del todo bien colocada y el contenedor lleva rascones en uno de los laterales. Decide abrirlo para ver qué es lo que hay dentro y para su sorpresa, descubre que el contenedor no está lleno del todo. La pregunta es: ¿Cuántas piezas faltan? Van a la báscula y pesando el contenedor comprueban que faltan aproximadamente 2000 piezas. Con un rotulador permanente rectifican la cantidad en la etiqueta que lleva pegada el contenedor, sobre todo con la intención de evitar enviar al cliente menos piezas de las que pida llegado el momento y que encima les caiga una buena. Posteriormente ubican el contendor, esta vez sí en su lugar habitual y todo el mundo continúa con sus tareas.
- ¡Menuda historia me estás contando! – me cortó mi amigo sonriendo y dándome una palmadita paternal en el hombro – Si eso ocurriera de verdad en mi empresa la mitad de los que intervienen en esos procesos estarían despedidos y la otra mitad sancionados, eso es IM-PO-SI-BLE que ocurra hombre – y siguió riéndose – .
- Y no te he contado aún la parte en la que interviene Calidad y tu “otro almacén” – repliqué algo molesto, la verdad, no puedo evitar molestarme un poco cuando escucho la palabra “imposible” y más cuando se habla de evidentes pifias en los procesos.
- Bueno, bueno – continuó mi amigo aún con una sonrisa de suficiencia en la cara–. No va a hacer falta. Desde luego, no pierdes facultades, sigues teniendo mucha imaginación. Dime en qué concluye todo eso por favor.
- Pues concluye de la siguiente manera – y debo admitir que estuve a punto de dar media vuelta y marcharme, pero tampoco podía permitirme enojarme mucho pues como admití al principio, el primero que usó un tono algo prepotente al principio de la conversación fui yo – , si te parece bien y tienes tiempo, mañana a la hora de almorzar me paso por tu empresa y así no hablo sobre cosas que me hayan pasado a mí sino sobre incidencias que vea que están ocurriendo en tu almacén. ¿Te parece?
- Me parece muy bien. Almorzamos con los del turno de mañana a las 9:30.
Nunca dejarán de sorprenderme las casualidades que la vida nos presenta. Me presenté exactamente a las 9:29 minutos en la recepción de la empresa donde trabaja mi amigo. El vigilante de la entrada le avisó de mi llegada pero justo en ese momento, mi amigo estaba metido de lleno en un asunto importante y dio instrucciones al vigilante para que me acompañara a la sala de espera y así lo hizo. Pasó el tiempo y cuando llevaba ya 15 minutos esperando allí sentado, empecé a aburrirme. Me levanté de la silla y decidí explorar un poco la empresa donde me encontraba por mi cuenta. El mostrador de recepción estaba “desierto” (cosas de la crisis) así que como nadie me vigilaba, me dirigí andando hacia una puerta que tenía pegado con celo un cartel en DIN A4 impreso a todo color donde podía leerse: SÓLO PERSONAL AUTORIZADO. Sin hacer caso del cartel y como si llevara haciéndolo toda la vida, atravesé aquella puerta (que estaba abierta) y accedí directamente a la nave de producción. Allí el ruido y el calor lo invadían todo. A la primera persona que vi con botas de seguridad le pregunté dónde estaba el almacén y si me podía indicar cómo llegar allí. El aludido en cuestión era un chico alto, joven y muy delgado. La empresa tenía un tamaño más que considerable así que el interpelado tuvo que darme muchas indicaciones pero al final conseguí enterarme bien hacia dónde dirigirme. Me crucé nada más que con un par de operarios más. Nadie me preguntó nada o intentó detenerme mientras caminaba por dentro de la fábrica hacia el almacén, al que accedí sin problemas. Una vez allí me percaté de que no había nadie trabajando y las carretillas estaban paradas. Aún quedaban 10 minutos para que acabara la media hora de almorzar así que, de nuevo, esperé.
Estuve completamente solo en el almacén los 10 minutos que faltaban para que terminara la hora del almuerzo. Terminados esos 10 minutos empezó a volver la gente con sus palillos de dientes en la boca. Al primero que tuve cerca le pregunté por el encargado y dio la casualidad de que era él mismo. Le cité el nombre de mi amigo y le indiqué que venía de parte de él y que si le importaba que le esperara ahí donde me encontraba. Me dijo que no había ningún problema. No tuve que esperar mucho, un instante después de hablar con él apareció mi amigo muy sonriente y hambriento porque no había podido almorzar todavía.
- ¡Hola perdido! ¡Llevo buscándote un rato por toda la empresa! – exageró.
- El vigilante me ha acompañado a recepción tal y como tú le has indicado pero luego yo, cansado de esperar, me he escapado. Disculpa…
En ese momento levanté la mano y llamé con un grito al encargado de almacén.
- Disculpe. Perdone ¿Cómo se llama usted? – quise saber.
- Me llamo Jose Rodríguez. Dígame. – me respondió sonriendo.
- Es que me he encontrado esto en el suelo y como no sé si será importante, no quisiera que se perdiera – en ese momento le entregué un albarán sellado con el sello de entrada de la empresa, en él se veía claramente que traía dos bultos. La reacción del encargado fue de lo más natural – .
- ¡Coño! ¿Ha venido XXXXX (nombre de la agencia de transportes) mientras almorzábamos? A ver, que mire que trae… Bien. Gracias.
- ¿No va a comprobar que está OK? – quise averiguar.
- Sí, sí…. Si ya lo veo está OK. Aquí pone que trae dos bultos y aquí están uno – y le dio unos golpecitos con el pie a una caja que teníamos cerca – y otro – y le dio otros golpecitos con el pie al otro bulto – .
El hombre dio el asunto por terminado, nos dio la espalda y se iba a marchar leyendo el albarán cuando lo detuve y le dije:
- Un momento, Jose, por favor… es que los dos bultos que ha traído ese transporte no son estos que ha contado usted – levanté el brazo y señalé dos cajas de cartón blanco que estaban un par de metros alejadas de nuestra posición – son aquellas otras.
- ¡Ah! – el encargado volvió a mirar el albarán, volvió a mirar las cajas, repitió varias veces este gesto y con cara de incredulidad se acercó a grandes zancadas a las dos cajas blancas - ¡Ah! ¡Sí…! Es, es cierto. Ya… ya decía yo.
- ¿Qué decías tú, Jose? – quiso averiguar mi amigo.
- Que era raro que este proveedor nos trajera el pedido en cajas normales pero en fin... Normalmente las trae blancas, como así ha sido finalmente. Yo juraría que esas cajas marrones no estaba aquí antes, eso me ha confundido un poco… Perdón. Me he despistado. Es verdad las cajas que corresponden a este albarán son estas blancas.
- ¿Quién ha sellado el albarán? – inquirió algo molesto mi amigo.
- ¡Ah! ¡Eso…! Se lo habrá sellado él supongo, como todos – e intuyendo las consecuencias de lo que acababa de confesar continuó dando explicaciones – . El sello está siempre en el cajón de mi mesita, antes tenía llave pero se rompió y aunque lo guardamos allí…. Todos los transportistas saben donde está… Si estoy yo por aquí lo sello yo si no…
- Se sellan ellos mismos, claro – rematé yo .
- Claro… Sí, si yo sé no deberían pero llevamos diciendo que el cajón no tiene llave mucho tiempo y nadie nos hace caso. Ellos no se quieren esperar a que vengamos y... Bueno… Hacemos lo que podemos.
Mi amigo iba a dar la réplica cuando súbitamente le agarré del brazo y ladeando un poco la cabeza mientras me tocaba el estómago con la mano, le indiqué que teníamos que irnos a almorzar. Él decidió (en mi opinión acertadamente) que no era el momento ni el lugar de arreglar aquél asunto y nos marchamos juntos a tomar un bocado, dejando por fin en paz al pobre Jose que estaría deseando librarse de nosotros.
El bar quedaba a pocos metros de la empresa. Caminamos en silencio hasta llegar allí. Nada más sentarnos en la pequeña mesa cuadrada de madera, mi amigo me asaltó.
- ¡Ya sé lo que me vas a decir!
- No iba a decirte nada – sonreí – . Iba a pedirme un bocadillo.
Y ya lo creo que tenía cosas que decirle.

FIN DE LA PRIMERA PARTE

Indicador: Errores de almacén

Medir el número de errores que cometes y sus causas, puede que te lleve a conclusiones sorprendentes como que no te equivocas tanto como “parece” e incluso, que el error del que todo el mundo te culpa NO ES TUYO. Pero lo mejor que tienen los datos es que además podrás demostrarlo y difícilmente alguien sin datos podrá rebatirlo. Esto me ocurrió a mí personalmente. Os cuento:
En el almacén donde yo trabajaba había un tipo de pedido muy específico que se llamaba “recoge”. Los pedidos tipo “recoge” no eran ni más ni menos que los que el propio cliente, para ahorrarse los costes de transporte (al menos así lo creían), venía a recoger en persona a mi almacén. Realmente el ahorro era más en tiempo que en dinero ya que muchos de ellos eran pequeños empresarios por lo que su hora, ellos mismos la pagaban a coste de hora de “Gerente”, a lo que hay que añadir su propia gasolina, desgaste de su coche, etc… Pero esto es asunto de otros Blogs. El caso es que el cliente se presentaba sin previo aviso en el almacén, hacía su pedido y se lo llevaba. ¿Qué fácil no? PUES NO.
De una forma u otra el cliente SIEMPRE se marchaba del almacén cabreado o molesto en el mejor de los casos por la cantidad ingente de tiempo que estaba esperando a que se le sirviera el pedido. Esto provocaba matemáticamente siempre una bronca monumental del cliente a la administrativa que estaba en la ventanilla, aunque no tenía culpa ninguna.
- ¿Pero dónde se han ido a buscar mi pedido? ¿Qué lo estáis fabricando?
- Llevo aquí más de media hora esperando bonita. ¿Cuánto más vais a tardar?
Estas son algunas de las frases más habituales que teníamos que soportar, a diario. Pero además en cuanto el cliente se marchaba, llamaba desde su teléfono móvil a su comercial y se enfadaba también con él, lo que inmediatamente provocaba una protesta de malas maneras del comercial hacia mí, hacia la administrativa o hacia cualquier empleado de almacén que pasara por allí. La culpa SIEMPRE era del departamento de almacén que hacía esperar mucho a los clientes.
Harto de la situación decidí proporcionarle a la administrativa una plantilla cuadriculada que ella debía rellenar después de cada pedido tipo “recoge”. Era muy sencilla, sólo debía rellenar tres datos:
- Hora de entrada del cliente
- Hora de salida.
- Si el tiempo de espera del cliente supera los cinco minutos debía rellenar el MOTIVO de la espera.
Los datos que rebeló dicha plantilla tras los primeros 15 días fueron del todo sorprendentes hasta para mí.
- El 85 % de los clientes tardaba menos de 5 minutos en entrar en el almacén y salir satisfecho con su pedido.
- Del 15% restante los tiempos de espera que superaban los 5 minutos tenían como causas las siguientes:
o 90% de las veces; entre 10 y 15 minutos de espera – el cliente previamente había avisado al comercial, le había hecho el pedido, el comercial había introducido el pedido en el ordenador e incluso había informado al cliente de cuándo podía venir a por él PERO el comercial NO avisó al almacén. Por lo que difícilmente podíamos tener el pedido preparado. Conclusión: el cliente debe esperar a que almacén imprima el pedido y lo prepare.
o 6% de las veces; entre 15 y 25 minutos de espera - el cliente previamente había avisado al comercial, le había hecho el pedido, el comercial NO introduce el pedido en el ordenador y PERO SÏ sin embargo informa al cliente de cuándo podía venir a recogerlo. En este caso tampoco el comercial avisa al almacén. Por lo que difícilmente podíamos tener el pedido preparado. Conclusión: el cliente DEBE ESPERAR a que almacén compruebe que efectivamente NO está el pedido en el ordenador, almacén debe contactar con el comercial, avisarle de que el cliente está aquí para recoger un pedido que no está en el ordenador y que por tanto no sabemos qué servirle, soportar las excusas del comercial, esperar a que el comercial introduzca el pedido, que una vez introducido avise a almacén del número de pedido. Imprimir el pedido y lo prepararlo.
o 3% de las veces más de 25 minutos de espera – el cliente se presenta por sorpresa, sin haber avisado a su comercial, en ocasiones no tiene claro lo que necesita, etc. Por lo que los tiempos de espera se alargaban de forma indeterminada.
o 1% de las veces más de 25 minutos de espera – independientemente de que los pasos anteriores se hayan desempeñado correctamente, el cliente espera porque almacén no localiza el producto o productos que ha solicitado, O BIEN porque una vez servido el pedido el cliente detecta que NO es lo que le ha pedido al comercial. A veces se equivocaba el comercial al introducir el pedido, a veces almacén le daba un producto que no era el solicitado y debíamos volver a buscar el correcto.
Cuando mostré los datos a mi Jefe se quedó tan sorprendido como yo.
- ¿Te das cuenta que la mayor parte de las esperas de un cliente es por causa de errores del Departamento Comercial? - me dijo.
- Sí, así es.
- ¿Sabes los años que llevo recibiendo broncas en las reuniones de Dirección por parte del Director Comercial porque según él, almacén SIEMPRE hace esperar a los clientes cuando vienen a recoger sus pedidos?
- Ya me imagino ya…
Y salió como una exhalación de su despacho, directo al Departamento Comercial.
Uno de los principales problemas era que el cliente comenzaba a contar SU TIEMPO DE ESPERA desde que entraba por la puerta del almacén. Pero realmente los datos desvelaban que por causas exclusivamente del departamento de almacén, el cliente no esperaba prácticamente nada nunca. En otras ocasiones el cliente decía “llevo más de media hora aquí esperando” PERO como habíamos anotado la hora de su llegada podíamos decirle que no, que aunque a él LE PARECIERA media hora, llevaba sólo 10 minutos (esto fue muy habitual hasta que pusimos una máquina de café gratuita en la sala de espera). Los clientes nunca miraban su reloj al entrar, intuían y calculaban la hora a la que habían llegado, minutos más tarde, cuando llevaban un rato esperando. El caso era que una vez los trámites previos estaban realizados, almacén servía los “recoge” rápida y eficazmente.
Y todo salió a la luz tratando de medir los errores de almacén (supuestamente de almacén) con intención de solucionarlos NO DE BUSCAR CULPABLES. En este caso el problema que intentábamos resolver no era nuestro, por lo que por mucho que lo hubiéramos intentado nunca habríamos conseguido solucionarlo.
Retomando el tema de los errores, medir el número de errores que cometes y sus causas, siempre debe ayudarte a mejorar tus puntos débiles. Si no averiguas la causa raíz de un problema NUNCA lo resolverás. Si una rueda de tu bicicleta aparece pinchada por la mañana, puedes detectar el pinchazo y ponerle un parche. Ahora bien si TODOS LOS DÍAS una rueda de tu bicicleta aparece pinchada por la mañana, también puedes detectar el pinchazo y poner uno cada día. Pero quizá sea mejor que inviertas algo de tu tiempo en averiguar dónde está el calvo en el camino que te está provocando el pinchazo. Así podrás retirarlo y el pinchazo no volverá a producirse.
Lo mismo ocurre con los errores de almacén. Primero aparta tu orgullo deL medio y reconoce que te equivocas. Te equivocas hoy y te equivocarás siempre. Lo que te diferenciará de los demás es que, si tratas de averiguar la causa raíz del problema para darle solución, tú cada vez te equivocarás menos. Insisto en buscar el origen del problema PARA DARLE SOLUCIÓN, si lo utilizas para buscar culpables y repartir “leña” a diestro y siniestro, fracasarás.
Como mínimo una vez producido el error deberás averiguar Y ANOTAR la descripción del error (es decir, qué ha ocurrido), quién lo cometió, cómo, cuándo (fecha y hora si es posible) y por qué. El porqué es la parte más complicada y también la más importante.
El personal que tienes a cargo es fundamental para esta investigación del error. A fin de cuentas les ocurrirá a ellos. Si tu personal descubre que una vez obtengas los datos, los vas a utilizar para echarles un “rapapolvo” o peor aún, que tu solución a los problemas es el “rapapolvo”, dejarán de facilitarte los datos, no investigarán nada y tratarán de ocultar los errores que cometan. Esto dificultará su detección y su solución y a medio plazo resulta improductivo y te hará fracasar. Los errores no investigados y no solucionados se repetirán una y otra vez, al final alguien por encima de ti se percatará de que Almacén siempre comete los mismos errores y eso dice muy poco a favor de un gestor. Además aviso a navegantes: a las personas que no viven el día a día de tu departamento les basta sufrir o detectar, un par de veces, tres a lo sumo, el mismo error o dos errores parecidos para DECIDIR que SIEMPRE te equivocas en lo mismo. Una vez colgada esa etiqueta es MUY difícil quitársela, únicamente se puede descolgar con datos. Datos que recopilas de ese personal al que no paras de "abroncar" cuando mete la pata. CUIDADO CON ESE CÍRCULO VICIOSO. Es muy tentador y es muy fácil caer en él, además de ser el camino fácil. Sin embargo si tu personal, ve que usas tus datos para tratar de ayudarles a buscar soluciones (los errores a ellos tampoco les gustan), conseguirás ir poco a poco solucionando los errores que tú o tu departamento vayáis cometiendo. Y lo mejor de todo es que EVITARÁS QUE SE REPITAN. Esto sí es gestionar adecuadamente un Departamento.
Dicho esto una vez hayas anotado la descripción del error, quién lo cometió, cómo, cuándo y por qué, hazte una lista (por ejemplo en una hoja de cálculo) donde puedas tener una visión global de los errores en un período de tiempo, por ejemplo los errores de la semana. Reúne a tu personal una vez por semana para tratar en exclusiva este asunto Y HAZLO DE FORMA DESENFADADA. Trata los errores de forma relajada. Dala a cada operario la lista general de errores NO SÓLO LOS SUYOS y trata de que todos participen de las soluciones y anótalas también. Es muy útil que calcules el operario que se equivocó menos y el que se equivocó más. Pero debes manejar esta situación con cuidado y si es posible con SENTDO DEL HUMOR, a fin de cuentas no han matado a nadie.
Si consigues hacer esta reunión de forma alegre y relajada conseguirás muchas cosas positivas:
1. Aunque la reunión sea relajada, a nadie le gusta figurar como el peor Y SÍ COMO EL MEJOR de la semana. Esto estimulará a los demás a tratar de no estar en esa lista el último, PERO sí querrán aparecer los primeros, es decir, SIN ERRORES que es el objetivo que se persigue.
2. Si los operarios saben el número de errores que cometen se esforzarán por superarse a sí mismos e ir reduciendo el número, para ser el primero.
3. Si los operarios saben dónde se equivocan más, pondrán mayor atención concretamente en ese punto y los errores irán reduciéndose.
4. El hecho de exponer todos los errores (incluye también los tuyos que vean que estás en la misma rueda) a la vista de todos favorecerá el brainstorming (tormenta de ideas) para darles solución, SOBRE TODO SI LES PIDES SU OPINIÓN. Si alguien tiene una buena idea y ve que se realiza y TODOS los demás también lo ven, les estimulará a aportar más ideas. Recuerda Que nadie conoce tan bien su trabajo, sus problemas y sus soluciones como el que está 8 horas diarias o más realizándolo.
5. En esa reunión podrás detectar en seguida quién está implicado con la empresa y tu Departamento y quién no. Siempre hay alguien que literalmente “pasa de todo”, no aporta nada y le dan igual tus listas, tus datos y tus reuniones. Por lo menos lo tienes localizado y sabes que tienes un punto débil en él (o ella). Quizá sea un buen momento para tratar de averiguar qué le ocurre. También podrás detectar a los más capacitados para tenerlos en cuenta en futuras promociones.
Premia las buenas ideas si es posible, como mínimo felicítalas. Aprovecha esas reuniones para ir evolucionando poco a poco, para ir conociendo al personal a tu cargo, ellos son tu mejor herramienta de solución de problemas. Si sabes aprovechar el potencial de estas reuniones los errores irás produciéndose cada vez en menor medida, irán disminuyendo en importancia, tu personal cada vez los investigará más eficazmente y se esforzará por solucionarlos y no repetirlos. Poco a poco tu departamento y tu imagen de gestor de Departamento mejorarán muy notablemente.

El primer método de ordenación de las mercancías en tu almacén

Uno de los puntos fundamentales a la hora de gestionar correctamente un almacén es el orden que vas a llevar para la ubicación de las mercancías. Voy a empezar a explicar cómo averiguar el orden correcto de ubicación de las mercancías en la Zona de Picking (ver artículo anterior “Las Zonas de tu almacén”).

Para poder realizar correctamente este punto probablemente vas a necesitar ayuda de otros departamentos de tu empresa. Lo primero que hay que averiguar es qué mercancías realmente tienen movimiento, (salida ventas) y qué mercancías salen del almacén con menor frecuencia. Puedo avanzarte que del 100% de referencias que tienes almacenadas, aproximadamente el 20 o 30% son las que realmente se llevan el volumen del negocio. El resto tienen una salida más irregular y mucho  menos frecuente. Esto es lo que se llama el ABC de producto del que seguro que has oído hablar muchas veces. Verás en tu empresa que más o menos el 80% del negocio está concentrado en el 20% de las referencias, ese 20% de referencias son las “A”. El ABC no es más que una forma de clasificar los productos y hay varios tipos: respecto al coste, respecto al margen, respecto al plazo de entrega, respecto a las ventas, al ritmo de salida de artículos… De momento no te lío más ya que a ti, como gestor de stocks,  el ABC que te interesa es el referente al ritmo de ventas, las unidades vendidas que son las que tu gente va a mover en el almacén. El ABC te servirá en este caso para ordenar los artículos dentro del almacén y así no dedicar muchos recursos a un artículo que NO ES CLAVE para la empresa y pocos recursos a uno que sí lo es.

Cuento con que estás en una empresa que no tiene el ABC ya contemplado y te explico una forma sencilla de empezar a ordenar el almacén con pocos recursos. Como te comentaba, la ayuda que vas a necesitar proviene o bien del departamento  informático o bien del departamento comercial. Para no ponernos a hablar de “rotaciones de producto” bastará de momento, que consigas de alguno de los departamentos mencionados un listado que muestre las referencias que más se venden ordenadas por unidades vendidas de mayor venta a menor venta, en un período de tiempo determinado. Ten en cuenta que ese informe lo necesitas de forma regular por lo que es mejor que seas capaz de conseguirlo tú mismo sin molestar a nadie. La frecuencia con la que debes estudiar el informe la debes marcar tú. Puede ser diario, semanal, mensual, en fin el período de tiempo que tú consideres que muestra una “foto real” de la situación de las ventas de tu empresa. En mi caso yo sacaba este informe diariamente al principio, luego semanalmente y más tarde sólo era necesario una vez al mes y al trimestre. Pero esto es diferente en cada empresa.

Comparando varios listados de varios períodos de tiempo, podrás observar que, al principio de estos listados, las referencias que se muestran en cabeza, o sea las que se mueven y por tanto salen del almacén, son siempre las mismas y casi, casi, aparecen en el mismo orden, salvo pequeñísimas variaciones. También observarás que esas referencias que se mueven vienen a ser el 30 ó 40% del total de referencias del listado. Llegará un punto en el listado en que verás que ya no siguen una pauta. Unos días aparecen unas referencias y otros días otras.

Lo veremos mejor con un ejemplo inventado:

Referencia	Uds vendidas/marzo	Referencia	Uds vendidas/ abril
Patata	112	Col	150
Col	115	Patata	100
-Mango	100	Mango	90
Lechuga	85	Lechuga	78
Rábano	80	Fresa	70
Papaya	79	Judías	42
Maracuyá	45	Pimiento rojo	35
Melón	21	Rábano	34
Boniato	12	Pimiento verde	30
Melocotón	8	Champiñón	21
Alcachofa	5	Boniato	10
Judías	2	Tomate	1

En el ejemplo anterior vemos como en los listados de marzo y abril hay una serie de referencias que están al principio de la lista y que casi coinciden hasta en el orden. Son la Patata, la Col, el Mango y la Lechuga. A partir de ahí el listado se vuelve algo más aleatorio. Sigue repitiéndose alguna referencia de marzo en abril, pero en general ya no siguen una pauta como en las otras cuatro. Nosotros nos centraremos en las que sí se repiten.

Ponte a ello. Averigua en tu empresa cuántas y cuáles referencias son las que encabezarían tu listado, en nuestro caso serían 4. Para acercarnos a un caso más real os contaré que en una empresa en la que trabajé, se vendían entre 200 y 250 referencias diarias diferentes de las que sólo 50 eran las de mayor venta y siempre eran las mimas. A partir de esas 50 las unidades vendidas por referencia bajaban de forma espectacular y las referencias cada día eran diferentes. Para averiguarlo tuve que estudiar y comparar muchos listados, marcar mucho con rotulador fosforescente y utilizar a mi amigo inseparable: la hoja de cálculo. Además para esta tarea en particular debo confesar que la experiencia juega un papel importante.

Este método, aunque no es un ABC de verdad, para empezar a movernos en el maravilloso mundo de los datos y la toma de decisiones, nos sirve perfectamente. Sólo un apunte, OJO con las referencias que se venden esporádicamente y en grandes cantidades. Pueden desvirtuar los datos. No las tengas en cuenta de momento, céntrate en las de movimiento diario y constante.

Una vez hecho esto, lo que debes hacer a continuación es contar el TOTAL de ubicaciones destinadas al picking que tienes en tu almacén, estén llenas de mercancía en este momento o no. Con absoluta seguridad tendrás más ubicaciones de picking que referencias que realmente se venden. En caso contrario la capacidad de tu almacén está mal calculada y deberás comprar estanterías o dividir ubicaciones para aumentar su capacidad. En el ejemplo REAL (no en el inventado) constaté que yo disponía de más de 300 ubicaciones de picking posibles. Yo tuve que dividir ubicaciones y lo hice comprando gavetas (cajas de plástico sin tapa con apertura frontal) apilables. De esta forma algunas ubicaciones de picking, como me cabían 2 gavetas, se transformaron en 2 huecos o ubicaciones de picking.

El último paso es muy sencillo. Hay que ubicar una referencia en cada ubicación. NO TE ACONSEJO PONER MÁS DE UNA REFERENCIA POR UBICACIÓN. Y el orden debe ser: La referencia que más salida tiene (de la que más unidades vendemos), en la ubicación de picking que más cerca esté de la zona de preparación de pedidos, o de la playa de salida. A continuación la segunda referencia que más salida tiene debes clocarla en la ubicación de picking de al lado. Y SIEMPRE TENDRÁS QUE TENER EN CUIDADO DE NO COLOCAR en ubicaciones contiguas referencias que físicamente se parezcan mucho. Para evitar posibles errores.

Yo me marqué una pauta de colocación, es decir, ordené a los operarios que todos los días a primera hora ordenaran 2 referencias en dos ubicaciones. Pero lo tenían que hacer todos los días. Les di el listado y les expliqué por dónde quería que empezaran. Así con el paso de los días y sin interrumpir sus labores conseguí ubicar las 250 referencias en 250 ubicaciones y aún me sobraban ubicaciones.

Sólo con esta operación verás que los tiempos de trabajo disminuyen bastante y el trabajo se agiliza y se hace más agradable para el operario que tendrá tiempo para dedicarse a otras tareas que seguro que no realizaba por falta de tiempo.

No tiene más misterio.

Las zonas de tu almacén

Para todos los artículos de este Blog voy a suponer que partimos de un almacén completamente desastrado y desorganizado. Me pongo en la peor de las situaciones. Lo único que voy a dar por sentado es que tu almacén tiene los pasillos despejados, es decir, que cualquier persona o máquina puede desplazarse libremente y sin obstáculos a cualquier punto del almacén. Si esto no es así tu primera misión es despejar los pasillos. Por lo demás yo parto de la base de que vamos a trabajar sobre un almacén sin SGA (Sistema de Gestión de Almacenes), con todo el espacio libre excepto los pasillos, ocupados por estanterías o palés dispersos, sin señalización, sin playas ni otras zonas definidas, sin orden en las ubicaciones de referencias, sin jerarquías de personal, sin las diferentes funciones asignadas a uno o varios operarios, sin procedimientos definidos, sin estrategia, sin un debido flujo de documentación, sin una correcta comunicación con otros departamentos, etc., etc. Comencemos.

Empieza por hacer un listado de las zonas que de verdad necesita tu almacén: Y con hacer un listado me refiero a que escribas en un papel los nombres de las distintas zonas que sabes que debería tener tu almacén. Hazlo con tus propias palabras. Si eres capaz de escribir los nombres de todas las zonas que en teoría debería tener tu almacén, es que tu almacén tiene la necesidad imperiosa de tener esas zonas definidas y eso, ya es un comienzo. Por definidas se entiende que tu almacén necesita un espacio dedicado exclusivamente a la función que tú le asignes. Por ejemplo: imagina que has escrito en el papel ZONA DE OBSOLETOS, eso significa que tu almacén, necesita un espacio dedicado exclusivamente a la mercancía obsoleta, aunque en estos momentos ese espacio no lo tengas. El tamaño de cada zona y su ubicación dependerá lógicamente de las necesidades de cada almacén, en este caso del número de referencias, su cantidad y el volumen de la mercancía obsoleta.

Luego compara las zonas que de verdad NECESITAS con las que REALMENTE  tienes. Si coinciden, ¡enhorabuena! Un problema menos, pero lamentablemente es muy probable que necesites más zonas de las que tienes. Bien si esto es así ya tienes un punto de partida “CREAR E IDENTIFICAR ESAS ZONAS QUE NECESITAS”.

Las que yo te describo ahora son las zonas que es recomendable que tenga tu almacén y debe tenerlas BIEN DEFINIDAS.

1.                 Zona de carga y descarga

2.                 Zona de recepción

3.                 Zona de almacenaje

4.                 Zona de preparación de pedidos

5.                 Zona de expedición

Vamos con ellas, como siempre tratando de usar un lenguaje lo más sencillo posible.

1.                          Zona de carga y descarga – Normalmente está fuera del recinto del almacén. Es el espacio donde el transportista aparca y abre sus puertas para que le descarguen el camión. Como curiosidad debes saber que también las hay para buques, aviones y trenes.

2.                          Zona de recepción – “Playa de entrada” Espacio de suelo libre donde se deposita la mercancía que entra en el almacén. Lo ideal es que sea contigua a la Zona de carga y descarga, si no lo más cerca posible. Debe ser independiente del resto de zonas del almacén. En esta zona es donde la mercancía espera ser comprobada, clasificada, cotejada con el albarán y de donde las máquinas o los operarios la cogen para almacenarla en las estanterías. También pueden realizarse otras tareas como desembalar el producto, transformarlo si es necesario, etc.… cualquier función que sea necesaria antes de ubicarlo. Debe ser lo más amplia posible para que sea operativa hoy Y EN UN FUTURO. Lo que hoy son dos o tres palés, en un futuro por necesidades de la empresa y sin previo aviso puede ser un trailer completo.

3.                          Zona de almacenaje – Es la zona de tu almacén dedicada a eso precisamente, a almacenar la mercancía que ya ha sido comprobada en la Zona de recepción. Las diferentes formas de almacenaje son tan diversas que le dedicaremos uno o varios artículos más adelante, pero para aclararnos ahora esta zona normalmente es donde están las estanterías. Pero dependiendo de la naturaleza del producto puede estar almacenado en pilas, bloques, en el suelo.

4.                          Zona de preparación de pedidos – “Zona de picking”.Esta zona no siempre es necesaria. Sólo te hará falta tenerla si la mercancía que se vende tiene una configuración diferente a cómo se compra. Es decir, si te viene siempre en palés pero la sacas por unidades sueltas. Esta zona puede estar integrada en las estanterías o separada.

a.      Integrada – Cuando tu almacén no necesita una zona específica de donde ir cogiendo la mercancía para los pedidos. Las propias estanterías sirven ya para tal fin. El operario simplemente va a la estantería donde está almacenado el artículo y lo coge. Puede ser mecánica, una máquina eleva al operario al lugar donde se encuentra la mercancía o manual que se realiza sin la ayuda de máquinas.

b.      Separada – La zona dedicada exclusivamente a la preparación de pedidos separada de la zona de almacenaje aunque se alimenta de ella para ir reponiendo el producto que se agota PERO no es la misma zona, es un espacio separado. En este caso el operario en lugar de desplazarse por todo el almacén, se dedica únicamente a una zona concreta donde tiene a su disposición todas las referencias que necesita para servir los pedidos. Este tipo de picking puede hacerse en el suelo o en estanterías.

Más adelante dedicaré también artículos a los almacenes automáticos. De momento centrémonos en los métodos tradicionales.

5.                          Zona de expedición – “Playa de salida” Espacio de suelo libre  donde se embala, si procede, el producto preparado en la Zona de preparación de pedidos. En esta zona se acumula la mercancía ya preparada para la carga en el camión que se la va a llevar. Es muy importante que sea una zona independiente y si es posible separada físicamente de la Zona de recepción. Y lo ideal es que esté enfrentadas, es decir, una en el extremo opuesto del almacén respecto a la otra. Créeme yo he trabajado con una única zona destinada a recepción por las mañana y a expedición por las tardes y, pese a ser una opción posible, dificulta mucho el flujo de mercancía sobre todo si hay retrasos por la mañana y se juntan las recepciones con las expediciones.

Recordatorio:

Si tu almacén no tiene Zonas definidas tu primera misión primordial debe ser definirlas y crearlas físicamente.

Es posible que tu almacén necesite más zonas que las que yo te he expuesto aquí como zona de obsoletos, zona de producto no conforme, zona de devoluciones, etc.

Las zonas de recepción y expedición deben ser espacios libres de obstáculos y estanterías para facilitar el tránsito de mercancías y el trabajo de los operarios. Y deben ser tan amplias como te sea posible, así serán más funcionales y cuanto mayores sean mejor preparado estarás ya que no sabes qué te deparará el futuro.

Para ir mejorando tu almacén este es un excelente punto de partida.

Ánimo.

Juan Cisneros Gallart.